NWL CRM

Manual Operativo de Admisiones

Guía paso a paso del flujo de captación, seguimiento e inscripción. Haz clic en cada etapa para desplegarla.

CAP NORA (Bot) CAI Recepción
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Visita Guiada

CAP Recepción

Protocolo de Bienvenida

  • Recepción debe ver citas en calendario.
  • Colocar pegatina de identificación a todos.
  • Ofrecer botella de agua.
Regalo para el niño:
  • Pin de "1st Visit!" (Mat - Sec).
  • Libro de colorear (Mat - 3º Primaria).

Plática y Descubrimiento

  • ¿Qué tipo de colegio buscan? / ¿Por qué el cambio?
  • ¿Qué saben de NWL?
  • Intereses del niño (Deporte, hobbies).
  • Mostrar Brochure de sección y modelo NWL.

Cierre de la Visita

  • Resolver dudas y preguntar qué les gustó más.
  • Entregar Hoja de Inversión detallada (incluye uniformes, extras, etc.).

🦘 El Recorrido & "Joey"

Durante el recorrido, mostrar a Joey (Canguro) y explicar su significado:

Protección y cuidadoNWL es un espacio seguro donde el niño crece acompañado (en la bolsa).
Crecimiento y desarrolloSe fortalece hasta estar listo para el mundo.
Impulso y avanceEl salto simboliza progreso y confianza.
Checklist Recorrido: Presentar profesores, mostrar programa de inglés, entrar a salones, demostración de Notion en iPad.
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Decisión: Fastpass o Perfil

CAP

Cuando la familia responde: "Sí queremos inscribir", se abren dos caminos:

Opción 1: Fastpass

Preinscripción acelerada manejada por CAP.

  • 3 días para pagar inscripción con beneficio de temporada.
  • Máximo 15 días para realizar el pago regular.

Opción 2: Perfil

  • CAI realiza evaluación.
  • Solicitar fechas disponibles para aplicar perfil.
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Proceso de Perfil

CAP CAI

1. Preparación y Docs

CAP / CAI, solicita y adjunta en CRM

  • CURP y Acta de nacimiento.
  • Boleta actual y del ciclo anterior.
Flujo: Se comparten con terapeutas. CAP recibe confirmación de pago. Pasa a estatus "Perfil pagado".

2. El Día del Perfil

CAP recibe al prospecto y a la familia, notifica a CAI de la llegada de los mismos.

  • CAI entrega estuchera (lápices, goma) y pelotita.
  • Papás pueden esperar en cafetería (café, fruta).
Recordatorios a Familia
  • 1 Día Antes: Recordar llegar 10 min antes, duración de 2h, niño desayunado.
  • 2 Horas Antes: Recordatorio final.

3. Entrega de Resultados (CAI)

  • • 3 días hábiles después del perfil.
  • • Presencial.
  • • Firmar carta responsiva (seguimiento si aplica).
CAP inicia trámite de inscripción, cobro y documentación final.
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Bienvenida a la Familia NWL

CAP

Post-Inscripción: El alumno es oficialmente parte del colegio.

  • WhatsApp: CAP envía mensaje de bienvenida usando Fragmento CRM.
  • Correo: Enviar correo emotivo "Bienvenidos a la familia NWL".
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Fidelización Comunitaria

CAP / Equipo

Mayo

☕

1er Desayuno / Coffee Break

Dinámica con papás, ayuda con circuitos.

Verano

☀️

Cursos Especiales

Invitación a curso de verano y/o nivelación.

Agosto

🎒

Junta de Bienvenida

Entregar agendas, presentar directoras, info escolar.

Tiempos Objetivo y KPIs

Meta Global: Reducir el tiempo total del proceso de 2-3 semanas a ≤ 1 semana (7 días hábiles máx).

Etapa del Proceso Tiempo Objetivo Responsable
1. Visita Guiada 45 - 60 min CAP
2. Decisión → Perfil aplicado Según Disp. CAI
3. Perfil aplicado → Resultados entregados 3 días hábiles CAI
4. Resultados → Decisión Inscripción 3-5 días (Max 1 sem) CAP
5. Decisión → Pago Completado Máx 15 días (3 Fastpass) CAP