NWL CRM

Flujo de Admisiones CRM

Detalle paso a paso. Haz clic en cada etapa para desplegar la información.

NORA (Bot) CAP (Asesora) CAI (Psicopedagógico) Caja
1

Nuevo Lead

NORA

Cualquier mensaje entrante (WhatsApp/IG/FB) sin datos completos.

Tareas Automáticas

  • NORA envía saludo en ≤30 seg.
  • Solicita datos de forma conversacional.
  • Registra origen (Canal + Campaña).
  • Asigna etiqueta de campus si aplica.

Mensaje Exacto

"¡Hola! Soy Nora de Colegios Newland 🦘 Nos apoyas con los siguiente datos por favor 😃... Nombre completo, Correo, Celular, Nivel, Grado, Campus..."
Campos CRM Requeridos
Nombre completo (Papás)
Correo electrónico
WhatsApp
Campus de interés
Nivel
Grado/Ciclo Opcional
Avanza automáticamente cuando todos los campos obligatorios están llenos.
2

Calificado

NORA Supervisión CAP

Datos completos y campus asignado. Listo para recibir info y agendar.

Reglas & Tareas

  • Auto: Enviar brochure digital por nivel.
  • Auto: Intentar agendar cita visita guiada.
  • Manual: CAP supervisa y toma control si NORA no cierra la cita.
Nota Formulario Web: Si llega por web con datos, entra directo aquí y NORA envía mensaje proactivo a las 2 hrs.
Automatizaciones
  • Correo automático con brochure.
  • Mensaje seguimiento 24h si no responde.
  • Notificación a CAP del campus asignado.
Criterio de Avance: Cliente acepta agendar cita.
3

Cita Agendada

CAP
NORA se apaga. CAP toma el control total.

Tareas CAP

  • Confirmar cita (fecha, hora, dirección).
  • Enviar ubicación y recomendaciones.
  • Pedir asistencia de ambos padres + alumno.
  • Preparar materiales (brochure físico, regalo).
Recordatorios Automáticos
Confirmación inmediata WhatsApp
1 día antes WhatsApp
2 horas antes WhatsApp
4

Cita Realizada

CAP
🚶 Visitas Espontáneas (Walk-ins)

Si una familia llega directo al campus pidiendo informes y recibe el recorrido: Registrar directamente en esta etapa y capturar todos los datos del contacto en el momento.

Familia visitó el campus. Protocolo ejecutado.

Protocolo Visita

  • Bienvenida (pegatina, agua, pin/libro).
  • Preguntas de descubrimiento.
  • Recorrido + Presentación profesores.
  • Entregar hoja de inversión.
  • Seguimiento post-visita (24h).
Campos CRM Post-Visita
Fecha de visita Fecha
Notas visita (qué gustó) Texto
Interés (Alto/Medio/Bajo) Select
Objeciones detectadas Texto
5

Cita No Asistió

CAP

El lead faltó a la cita. Se activa remarketing.

Tareas de Recuperación

  • Mensaje automático: "¿Te gustaría reagendar?".
  • CAP intenta contacto telefónico (24h).
  • Si reagenda: Regresa a "Cita Agendada".
  • Si no responde en 7 días: Marcar como Lead Frío.
⚡

Ruta Fastpass

Si deciden inscribirse sin perfil, mover a pipeline "Fastpass". Otorga 3 días para pagar inscripción con beneficio. Si hacen perfil, continúa abajo ↓

6

Generar Referencia Pago (Perfil)

CAP Caja
⚠️ Permisos de Visualización CRM

Para que Caja y CAI puedan ver este contacto en su tablero, CAP debe agregarlos manualmente como "Seguidores" en la ficha del lead dentro de CRM.

Familia confirma proceso de perfil. Se solicita pago.

Proceso Estándar

  1. CAP: Envía datos (Nombre, Nivel, Campus) a Caja.
  2. Caja: Genera referencia en Algebraix.
  3. Caja: Envía PDF de referencia a contacto.
  4. Caja: Adjunta referencia en CRM y avanza etapa.

Nota: Caja tiene acceso al CRM para actualizar el estatus del lead directamente.

Si pagan en físico en caja, saltar directo a "Pago Confirmado".

7

Referencia Enviada

CAP Caja

Tareas Compartidas

  • Caja: Envía PDF de referencia por WhatsApp y Correo.
  • Ambos: Seguimiento a las 48 hrs si no hay pago.
  • Acción: Subir comprobante o confirmar pago para avanzar.

CRÍTICO: Antes de avanzar a Pago Confirmado

Para que el CRM divida correctamente a la familia en oportunidades individuales en la siguiente etapa, los siguientes Datos de Familia deben estar llenos:

Número de Alumnos a Inscribir (1 o más)
Nombre de Alumno(a) #1
Nivel de Alumno(a) #1
Grado de Alumno(a) #1
Campus Alumno(a) #1

* Campos opcionales (pueden llenarse después): CURP, Edad, Cumpleaños e ID del Alumno.

8

Pago Perfil Confirmado

CAP CAI
⚡ Automatización: Split de Alumnos

Al entrar a esta etapa, la oportunidad del contacto (papá/mamá) se divide automáticamente en oportunidades individuales bajo el nombre de cada alumno. A partir de aquí, el proceso y seguimiento en el CRM pasa a estar a nombre del alumno(a).

Pago validado. Se procede a solicitar documentos y agendar evaluación.

Tareas

  • CAP: Solicita y sube documentos.
  • CAI: Revisa disponibilidad y propone fecha.
  • Confirmar fecha con familia.
Checklist Documentos
Comprobante Pago
CURP
Acta Nacimiento
Boletas (Actual + Anterior)
9

Evaluación Agendada

CAI CAP

Preparativos

  • Verificar docs completos.
  • Preparar kit evaluación (lápiz, goma, etc.).
  • CAP recibe familia el día de la cita.
Recordatorios
  • 1 día antes: Instrucciones (llegar 10 min antes, desayunado).
  • Duración: K (45m), Prim (1:30h), Sec (2h).
  • 2 horas antes: Recordatorio final.
10

Evaluación Realizada

CAI

Evaluación aplicada. Periodo de análisis (máx 3 días hábiles).

Tareas CAI

  • Analizar resultados.
  • Determinar dictamen.
  • Preparar entrega de resultados (cita/llamada).
Campos Dictamen
Resultado Aceptado / Condicionado / No
Condiciones Texto libre
Fecha Entrega Date picker
11

Resultado Entregado

CAP

Familia conoce el resultado. Se define el cierre.

  • Enviar carta oficial (Aceptación o Rechazo).
  • Si Aceptado: Enviar información pago inscripción.
  • Si No Aceptado: Mover a "Perdido".
  • Seguimiento 48 hrs para iniciar inscripción.
12

Inscripción en Proceso

CAP Caja

Alumno aceptado. Completando trámite administrativo.

Tareas

  • Generar y enviar referencia inscripción.
  • Verificar documentación final completa.
  • Seguimiento pago cada 3 días.
Datos Inscripción
Tipo Proceso Fastpass / Perfil
Plazo Pago 15 días (3 si Fastpass)
Comprobante Archivo
13

Inscrito (Lead Ganado) 🏆

CAP

¡Proceso completado! La familia es parte de NWL.

Protocolo de Bienvenida

  • Marcar como Ganado en CRM.
  • Enviar correo "Bienvenidos a la familia NWL".
  • Enviar WhatsApp de bienvenida.
  • Invitar a curso de verano/nivelación.
  • Agregar a lista de fidelización.

Etapas Especiales & Status Negativos

Lead Ganado

Familia inscrita y confirmada.

Automático:
Este estatus se asigna automáticamente únicamente cuando el lead completa la etapa "Inscrito".

Lead Frío → Abandonado

No avanzaron, pero no rechazaron explícitamente.

Lógica Automática:
Los leads fríos entran a un flujo de recuperación. Si no reaccionan, se marcan automáticamente como Abandonados.

Perdido

Rechazo explícito del cliente.

Motivo Obligatorio:
Precio, Distancia, Cupo, No aceptado, Otro colegio.

Abandonado (Histórico)

Status final para leads fríos irrecuperables.

  • Sin interacción tras flujos de nurturing.
  • Solo reactivación en campañas masivas.

KPIs y Tiempos Objetivo

Respuesta
≤ 5 min
NORA
Agendar
≤ 24 hrs
Lead -> Cita
Eval -> Resultados
3 días
Hábiles
Cierre
≤ 15 días
Total