1Cómo está organizado el CRM
En Airapí trabajamos con 7 pipelines. Cada uno representa un tipo de oportunidad. Un mismo cliente puede tener oportunidades en varios pipelines a la vez. Regla central: 1 oportunidad por persona × producto. Si una familia compra 4 planes, eso son 4 oportunidades separadas (no una sola).
Si abres el CRM por primera vez, descarga la app móvil (LeadConnector) — la mayoría del seguimiento del día se hace desde el celular. Las funciones avanzadas (cotizar, configurar) están en la versión web.
2Pipelines — paso a paso
Haz clic en cada etapa para ver qué hay que hacer y cuándo mover el lead a la siguiente.
Contacto Inicial
Punto de entradaAquí entran todos los leads nuevos sin importar la fuente (stand, formulario, redes, walk-in, evento). El objetivo es calificar rápido qué tipo de oportunidad es y moverlo al pipeline correcto.
Selecciona una etapa para ver el detalle
Previsión
Producto principalPlan funerario adquirido a futuro. Mensualidades sin intereses. Una oportunidad = una persona cubierta. Si una familia compra 4 planes, abre 4 oportunidades.
Selecciona una etapa para ver el detalle
Nichos
Venta cruzada principalVenta de nicho en Capilla o Mausoleo. Las oportunidades en este pipeline normalmente vienen de 2 fuentes: post-velación (familias que ya están con nosotros) o cross-sell de clientes con previsión >90 días.
Selecciona una etapa para ver el detalle
Línea Roja / Azul / Rosa = hasta 4 personas · Línea Verde / Naranja / Amarilla = hasta 8 personas · Línea Morada = hasta 1 · Columna Morada = hasta 2. El bot solo menciona los de 4 y 8.
Servicio Inmediato
Urgente — sensibilidad altaFamilia con un fallecimiento ya ocurrido. Tono cálido, respuesta rápida. El cierre es de horas, no días. Documentación pesada (acta, INE, autorizaciones).
Selecciona una etapa para ver el detalle
Crematorio Mascotas
Línea nuevaServicio reciente de Airapí. Flujo simple de 3 etapas. Buena puerta de entrada para clientes nuevos que no estarían listos para previsión todavía.
Selecciona una etapa para ver el detalle
Cross-Sell / Cliente Meta
AutomatizaciónAquí caen automáticamente los clientes ya cerrados que se vuelven elegibles para vender otro producto (ej. cliente con previsión a 6 meses → se le ofrece nicho a los 90 días). El sistema crea la oportunidad solo, tú la trabajas.
Selecciona una etapa para ver el detalle
"Convertido a Oportunidad" significa que ya creaste la oportunidad real en el pipeline correspondiente (Previsión / Nichos / Mascotas) y ahí se trabaja como nueva venta.
Postventa & Cartera
CobranzaUna vez cerrada una venta, la oportunidad se mueve a este pipeline para seguir las mensualidades. La etapa cambia automáticamente según los días de atraso. Tu job es contactar antes de que avance.
Selecciona una etapa para ver el detalle
3Reglas de oro
Las que nunca se rompen, sin importar el caso.
1 oportunidad por persona × producto
Familia con 4 planes de previsión = 4 oportunidades, 4 contratos. NO juntar todo en una sola tarjeta.
Pilar de prospección ≠ Pilar de cierre
Cómo conociste al contacto (en el contacto) puede ser distinto al medio por el que cerraste la venta (en la oportunidad). Llena ambos.
Califica antes de cotizar
No envíes cotización sin tener: nombre completo, tipo de plan, parentesco, presupuesto aproximado. Cotizar a ciegas baja la conversión.
Razón de pérdida obligatoria
Si marcas "Perdido", elige la razón de la lista. Sin razón no se aprende del pipeline. No uses "Otro" salvo que de verdad no encaje.
El bot es ayudante, no cierre
El bot detecta interés y crea oportunidades, pero el cierre humano es tuyo. Toma la conversación apenas el contacto pida hablar con persona.
Tono Airapí siempre
Cálido, respetuoso, sereno. No "muerte", no "seguro", no urgencia agresiva. Sí: "previsión", "acompañar a tu familia", "planear con tranquilidad".
Etiquetas: solo admins crean
Si necesitas una etiqueta nueva, pídela en el grupo. No la crees por tu cuenta — se ensucia la base muy rápido.
Contrato firmado solo en Previsión y Nichos
Sube el PDF firmado al campo "Contrato firmado" de la oportunidad. En Servicio Inmediato no aplica.
4Campos clave por oportunidad
Lo mínimo a llenar para que el reporte salga limpio.
| Campo | Pipeline donde aplica | Por qué importa |
|---|---|---|
| Pilar de Prospección (en el contacto) | Todos | De dónde llegó el lead. Define ROI por canal. |
| Pilar de Cierre (en la oportunidad) | Todos | Por qué medio se cerró esta venta específica. |
| Tipo de Plan (multiselect) | Previsión | Amet / Sensu / etc. Define el producto. |
| Cantidad de personas cubiertas | Previsión | Reemplaza el viejo "personal/pareja/familiar". |
| Upgrades de Previsión | Previsión | Multiselect (12 opciones) — entran como descuento en cotización. |
| Categoría de Nicho | Nichos | Línea Roja/Azul/Rosa/Verde/Naranja/Amarilla/Morada/Columna Morada. |
| Número de Nicho | Nichos | Folio del nicho (ej. 135). |
| Familiar(es) ingresado(s) | Nichos | Quién está en el nicho — sirve para visitas y cross-sell. |
| INE titular + sustituto + beneficiario | Nichos | Tres archivos. Sin esto el contrato no procede. |
| Fecha de defunción / servicio / cremación | Servicio Inmediato | Separadas. El aniversario se calcula desde defunción. |
| Familiar responsable | Servicio Inmediato | Puede no ser el titular del contrato. |
| Contrato firmado (PDF) | Previsión + Nichos | Subida obligatoria al cerrar. |
| Solicitud de adquisición (PDF editable) | Previsión + Nichos | La lleva el asesor antes del contrato. |
| Razón de abandono | Todos | Obligatoria al marcar "Perdido". Lista cerrada. |
5Preguntas frecuentes
Dos oportunidades: una en Previsión, otra en Nichos. Misma persona como contacto. Cada una con su propio contrato y cotización. No las juntes.
Revisa la conversación, valida que la oportunidad esté en el pipeline correcto, y toma el caso desde donde el bot lo dejó. Si el bot detectó interés en previsión y creó la oportunidad, sigue tú con la calificación humana.
Una oportunidad por persona × producto. Si son dos productos para una sola persona, son dos oportunidades. Si es un producto para dos personas, son dos oportunidades. La regla siempre se respeta.
Aparece en el pipeline "Cross-Sell / Cliente Meta" en etapa "Cliente Elegible". Te llega notificación. Tú haces el outreach inicial (mover a etapa 2) y trabajas hacia "Convertido a Oportunidad" — momento en el que abres la oportunidad real en el pipeline del producto.
El sistema te bloqueará — el campo "Razón de abandono" es obligatorio en Perdido. Las opciones son: Mudanza, Ya tenían otro plan, Compró en competencia, Por presupuesto / muy caro, Otro.
No. Los precios y montos están bloqueados para edición libre — fueron históricamente la principal fuente de errores de captura. Si necesitas un descuento o ajuste, usa el campo "Descuento" del cotizador (eso es donde se reflejan los upgrades como ahorro).
Busca "LeadConnector" en App Store (iPhone) o Play Store (Android). Los enlaces directos están al inicio de este manual. Inicia sesión con el mismo correo y contraseña del CRM web.
Crea el contacto manualmente con su número, márcalo con Pilar de Prospección "Redes sociales" o lo que aplique, y abre la oportunidad en "Contacto Inicial → Nuevo Lead". De ahí lo trabajas como cualquier otro.